Tag: Lemari Arsip Jakarta

Fungsi Dan Manfaat Dari Filing Cabinet Dalam Lingkungan Kerja

by admin on April 19, 2024

Filing cabinet, atau lemari arsip, adalah perabot kantor yang sering dianggap sebagai komponen klasik dan esensial di banyak lingkungan kerja. Walaupun dunia semakin digital, fungsi dan manfaat dari filing cabinet tetap relevan dan penting. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat utama dari penggunaan filling cabinet jakarta dalam sebuah organisasi atau kantor.

Baca Juga : Raja Kantor Distributor Termurah Menjual Filling Cabinet Di Jakarta

Fungsi Utama Filing Cabinet

  1. Penyimpanan Dokumen yang Efisien Filing cabinet / lemari arsip jakarta dirancang untuk menyimpan berbagai dokumen, dari dokumen penting hingga file sementara. Susunan laci yang bisa dikunci dan disesuaikan ukurannya memudahkan penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak dengan cara yang terorganisir.
  2. Perlindungan Dokumen Dokumen penting seperti kontrak, dokumen keuangan, dan catatan personal memerlukan penyimpanan yang aman untuk mencegah kerusakan fisik seperti robek atau basah, serta untuk melindungi dari risiko keamanan seperti pencurian. Filing cabinet yang terbuat dari bahan seperti besi atau baja menawarkan tingkat keamanan yang tinggi.
  3. Pemisahan dan Pengklasifikasian Dengan menggunakan filing cabinet, dokumen dapat dengan mudah diklasifikasikan ke dalam berbagai kategori. Ini membantu dalam pengaturan yang sistematis sehingga memudahkan pencarian kembali informasi ketika dibutuhkan.
  4. Penghematan Ruang Meskipun digitalisasi dokumen telah mengurangi kebutuhan untuk penyimpanan fisik, filing cabinet tetap relevan untuk menghemat ruang. Desain vertikal lemari ini memaksimalkan penggunaan ruang lantai, yang sangat berguna di kantor dengan ruang terbatas.

Manfaat Filing Cabinet

  1. Meningkatkan Produktivitas Dengan memiliki sistem penyimpanan yang terorganisir, karyawan dapat menghemat waktu dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Ini secara langsung meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.
  2. Mendukung Kepatuhan Regulasi Banyak bisnis diwajibkan oleh hukum untuk menyimpan catatan tertentu untuk periode waktu yang ditentukan. Filing cabinet membantu dalam memenuhi standar regulasi ini dengan menyediakan tempat yang aman dan terorganisir untuk penyimpanan dokumen.
  3. Mengurangi Risiko Kehilangan Data Meskipun backup digital penting, kerusakan data bisa terjadi karena berbagai sebab seperti serangan siber atau kerusakan perangkat keras. Memiliki dokumen fisik dalam filing cabinet memberikan lapisan tambahan keamanan dan backup.
  4. Kemudahan Akses Untuk beberapa jenis dokumen, seperti yang memerlukan tanda tangan fisik atau nota yang perlu dilihat oleh beberapa orang, akses fisik masih lebih efektif. Filing cabinet memungkinkan akses mudah ke dokumen-dokumen ini bagi mereka yang membutuhkan.
  5. Kustomisasi dan Fleksibilitas Filing cabinet modern menawarkan berbagai opsi kustomisasi, dari ukuran dan jumlah laci hingga fitur keamanan seperti kunci dan sistem penguncian yang canggih. Ini memberi perusahaan fleksibilitas untuk menyesuaikan penyimpanan mereka sesuai dengan kebutuhan khusus.

Dalam era digital saat ini, filling cabinet tetap menjadi alat penting di kantor, memberikan solusi penyimpanan yang efektif dan efisien untuk dokumen-dokumen penting. Baik digunakan secara mandiri atau sebagai pelengkap sistem penyimpanan digital, manfaat dari filing cabinet dalam menjaga organisasi dan produktivitas kantor tidak bisa diabaikan.

Tagged as: , , ,

{ Comments are closed }

Kriteria Lemari Arsip yang Aman untuk Dokumen Kantor

by admin on April 18, 2023

Lemari arsip yang aman menjadi salah satu ornamen terpenting di sebuah perusahaan. Keberadaan lemari satu ini berfungsi untuk menyimpan semua berkas transaksi perusahaan dengan aman. Tentunya pengarsipan secara fisik tidak kalah penting dibandingkan dengan arsip digital.

Baca Juga ; Manfaat Kursi Kantor sebagai Furniture

Ketika perusahaan semakin membesar, ukuran dan jumlah lemari arsip di jakarta yang dibutuhkan tentu akan semakin meningkat. Jika tidak dipertimbangkan dengan baik, dokumen perusahaan akan tercecer di sembarang tempat dan hal ini bisa memunculkan risiko besar.

5 Kriteria Lemari Arsip yang Aman

Penting untuk diketahui, ternyata ada 5 kriteria utama yang harus dimiliki oleh sebuah lemari arsip sebelum mereka dikatakan aman. Tentu saja Anda harus menganalisis hal ini sejak awal karena tidak semua lemari arsip bisa memenuhi kriteria tersebut.

  1. Dibuat dari bahan baku yang kuat

Kriteria utama lemari arsip yang aman adalah dibuat dari bahan baku yang kuat. Jadi jangan hanya melihat harganya yang murah. Anda harus memastikan kalau lemari arsip yang digunakan memiliki bahan baku yang kuat dan stabil. Contohnya lemari dari besi atau kayu.

Kedua jenis bahan baku tersebut memiliki ketahanan yang sangat baik dan bisa menjaga arsip apapun dari panas dan air. Sangat tidak direkomendasikan bagi Anda untuk memilih lemari arsip dari bahan dasar plastik karena sangat rapuh dan mudah mengalami kerusakan.

  1. Dilengkapi dengan pengaman khusus

Kriteria lemari arsip yang aman selanjutnya adalah dibekali dengan pengaman khusus. Artinya lemari arsip tersebut memiliki kunci khusus. Keberadaan kunci seperti ini bisa menghindarkan orang-orang tidak berkepentingan untuk mengakses dokumen kantor Anda baik dengan sengaja ataupun tidak sengaja.

Jenis pengaman pada setiap lemari arsip memang berbeda-beda. Ada yang menggunakan pengaman biasa seperti kunci, ada juga yang menggunakan kombinasi kode untuk membukanya. Bahkan di negara maju, ada lemari arsip yang menggunakan kartu ID dan kode digital.

  1. Mudah untuk dikelola

Kriteria Lemari arsip yang aman selanjutnya adalah mudah untuk dikelola. Artinya pengguna lemari arsip bisa dengan bebas mengakses berkas yang sudah lama ataupun masih baru pada lemari arsip tersebut. Kemudahan pengelolaan ini menjadi salah satu kriteria wajib bagi lemari arsip jika dilihat dari sisi keamanannya.

Lemari arsip tidak bisa dikatakan aman jika pengelolaannya tidak bisa dilakukan dengan mudah. Hal ini dikarenakan kita tidak tahu bagaimana kondisi berkas lama yang sudah tertumpuk oleh berkas baru. Sangat berisiko sekali jika Anda menggunakan jenis lemari seperti ini.

  1. Memiliki daya tahan yang baik

Lemari arsip yang aman juga wajib memiliki daya tahan yang baik. Daya tahan ini tentunya merupakan kombinasi dari beberapa aspek utama. Diantaranya adalah :

  • Apa jenis bahan baku yang digunakan oleh produsen?
  • Bagaimana kombinasi rangka pada lemari arsip tersebut?
  • Bagaimana sistem keamanan yang diterapkan pada lemari arsip?
  • Berapa lama lemari arsip tersebut bisa digunakan?
  • Bagaimana kredibilitas produsen dari lemari arsip tersebut?

Beberapa poin di atas wajib untuk Anda pertimbangkan sejak awal demi mendapatkan lemari arsip jakarta yang benar-benar berkualitas. Jangan sampai menyepelekannya karena risiko yang muncul bisa sangat besar bagi perusahaan Anda.

  1. Raja Kantor Sebagai Solusi Terbaik

Bagi Anda yang sedang mencari lemari arsip berkualitas, kami punya solusinya. Jangan ragu untuk segera menghubungi Furniture Indo di nomor telepon 021 857 0831. Atau bisa juga melalui nomor WhatsApp di 082122220503.

Raja Kantor adalah sebuah perusahaan distribusi yang menyediakan berbagai produk alat kantor terbaik dari berbagai merek. Tentu saja Anda juga bisa mendapatkan produk lemari arsip yang aman jika memesan di tempat kami ini.

 

Tagged as: , , ,

{ Comments are closed }