Sistem dari pengarsipan masih dianggap sebelah mata oleh sebagian orang. Ini terlihat dengan banyaknya orang yang asal saat menyiapkannya.
Perlu diketahui, sikap asal tersebut melakukan kesalahan besar. Efek buruk dari hal ini nantinya akan terasa setelah Anda bekerja selama bertahun-tahun.
Baca Juga : Jenis Filing Cabinet yang Digunakan untuk Arsip Kantor
Sistem dari Pengarsipan yang Baik
Mengintegrasikan sistem pengarsipan dengan alur kerja sangat penting untuk mencapai efisiensi maksimum. Jika Anda memiliki sistem pengarsipan yang terputus-putus dari alur kerja.
Itu benar-benar dapat menghambat produktivitas dan membuatnya sulit untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan ketika perlu. Dalam sistem dari pengarsipan, mulailah dengan menganalisis alur kerja dan mengidentifikasi tugas-tugas yang memerlukan akses ke sistem pengarsipan.
Setelah mengidentifikasi tugas-tugas ini, Anda kemudian dapat menentukan bagaimana mengintegrasikan sistem pengarsipan ke dalam tugas-tugas ini untuk meningkatkan efisiensi.
Dalam sistem dari pengarsipan, jika sering menerima faktur dan perlu mengajukannya untuk referensi di masa mendatang, pertimbangkan untuk membuat sistem tempat Anda dapat memindai faktur langsung ke sistem pengarsipan.
Ini akan menghemat waktu dan memastikan bahwa dokumen diajukan dengan benar dan mudah diakses bila diperlukan. Cara lain untuk mengintegrasikan sistem pengarsipan dengan alur kerja adalah dengan membuat konvensi penamaan untuk file Anda yang mudah dipahami dan diikuti.
Ini akan membantu menemukan file yang Anda butuhkan dengan cepat tanpa membuang waktu mencari melalui folder atau kabinet yang berantakan.
Akhirnya, pastikan bahwa semua orang di tim mengetahui sistem dari pengarsipan dan bagaimana hal itu terintegrasi dengan alur kerja. Ini akan memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama dan dapat menggunakan sistem secara efisien.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari saat Mengatur Pengarsipan
Lemari arsip adalah bagian penting dari menjaga kantor apa pun tetap teratur, tetapi jika tidak digunakan dengan benar, mereka dapat menjadi sumber frustrasi dan kekacauan.
Untuk menghindari masalah ini, penting untuk memperhatikan kesalahan umum yang menghambat sistem dari pengarsipan. Salah satu kesalahan umum adalah gagal dalam menerapkan aturan secara konsisten.
Seiring waktu, file dapat terakumulasi, yang mengarah ke filling cabinet jakarta berantakan dan sulit dinavigasi. Penting untuk meninjau dan membersihkan file lama atau yang tidak perlu secara teratur agar lemari arsip tetap teratur dan mudah digunakan.
Kesalahan lain adalah tidak memiliki konvensi penamaan yang konsisten untuk file. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan dan kesulitan menemukan dokumen tertentu. Untuk menghindari hal ini, buat konvensi penamaan yang konsisten dan patuhi untuk semua file.
Sistem dari pengarsipan Ini membuat lebih mudah untuk menemukan dan mengambil dokumen dengan cepat. Memisahkan file ke dalam terlalu banyak kategori juga merupakan kesalahan umum.
Meskipun mungkin tampak seperti ide yang baik untuk memiliki folder terpisah untuk setiap kategori dokumen, ini dapat menyebabkan jumlah folder dan subfolder meningkat. Sebagai gantinya, cobalah mengelompokkan file ke dalam kategori yang lebih luas dengan folder berlabel jelas.
Akhirnya, gagal mempertahankan sistem yang konsisten untuk mengatur file adalah kesalahan yang dapat menyebabkan kekacauan. Pastikan semua orang di kantor mengikuti sistem yang sama untuk mengajukan dan mengambil dokumen.
Ini membantu memastikan bahwa lemari arsip diatur dan efisien untuk semua orang yang menggunakannya. Dengan menghindari kesalahan umum ini, Anda dapat menguasai seni lemari arsip dan menjaga kantor berjalan dengan lancar.
Jika ingin mendapatkan filling cabinet di jakarta berkualitas tinggi, coba saja hubungi Furniture Indo di nomor 082122220503. Kami sangat berpengalaman di bidang ini dan nantinya bisa sangat membantu dalam menata sistem dari pengarsipan.