Bagi sebagian orang menyimpan arsip dalam lemari itu merupakan perkara yang mudah dan cenderung biasa saja. Proses menyimpan arsip yang asal masuk lemari saja tidak terlalu banyak pertimbangan. Jika demikian pada saat mengambil arsip atau membutuhkannya kesulitan atau bingung mencari karena penyimpanannya yang tidak teratur. Meskipun lemari tidak seluas lapangan sepak bola, namun jika arsip yang kita simpa tidak tertata dan berantakan maka mencari arsip yang disimpan akan lebih sulit menacari di lapangan sepak bola. Hal tersebut terasa hiperbola namun hal tersebut tidak jarang samapi menghambar kinerja, karena banyak kerja atau kegiatan yang melibatkan arsip yang telah dimiliki .

Lemari Arsip
Lemari Arsip

Supaya tidak kesulitan ketika menemukan arsip di lemari arsip dapat dihindarkan dan tetap mudah ketika menyimpannya ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama yang harus diperhatikan dalam menyediakan map-map arsip, skat petunjuk jenis dan nama arsip, almari kartu arsip, dan kartu peringatan. Semua aspek tersebut harus dipersipakan sebelum menyimpan arsip dalam lemari supaya ketika menyimpan arsip dalam lemari lebih cepat dan mudah. Walaupun cepat dan mudah ketika akan membutuhkanya mudah mengambilnnya dan tetap rapaih tidak mengganggu struktur posisi arsip yang lainnya.

Setelah semua aspek tersebut siap, upaya pertama yang harus dilakukan adalah memilah dan memilih arsip sesuai dengan jenis dan kriteria masing-masing. Setelah semua arsip yang disimpan dikelompokan secara bertahap masukan dalam map arsip yang telah tersedia, penyimpanan dalam map pun harus disusun bisa berdasarkan tahun arsipnya, sehingga ketika mencari arsip dalam mapnya pun mudah dan tidak merusak susunan yang sudah ada. Setelah masuk dalam map beri identitas pada mapnya supaya memberikan keterangan dan penjelasan ketika pemilik akan menggunakannya.

Skat petunjuk jenis dan nama arsip sangat berguna bagi pemisah map arsip yang tersimpan dalam lemari. Skat petunjuk tersebut mempermudah melihat arsip tampa harus dibuka satu persatu, dengan cara dibuka satu persatu kemungkinan arsip akan berantakan lebih besar. Skat tersebut harus diposisikan dengan benar supaya map arsip yang tersimpan tetap rapih.

Almari kartu arsip itu penting sebagai pentunjuk isi lemari arsip tanpa harus membuka lemari sudah mengetahui arsip apa saja yang ada di dalamnya. Semua arsip yang ada di dalam di tulis dalam almari kartu arsip, sehingga posisi arsip tidak beruah karena digunakan atau dikeluarkan dari lemari.

Kartu peringatan yang ditempel di lemari arsip sangat penting untuk mengingatkan pengguna arsip yang ada di dalam lemari, sehingga siapa pun penggunanya tidak akan merubah posisi arsip di dalamnya sehingga tidak membingkan bagi pengguna berikutnya.

Penyimpan arsip dalam lemari harus dilakukan dengan benar dan mempersipak alat-alat pendukung yang menunjang kerapihan arsip dalam lemari.